Решение «1C:Документооборот»

Решение «1С:Документооборот» — это общее название линейки программных продуктов для создания и использование на предприятии или в организации системы электронного документооборота (СЭД). Это проверенное временем программное решение с удобным интерфейсом и понятными функциями для всех сотрудников, независимо от должности и уровня подготовки.

«1С:Документооборот» позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, предотвратить случаи утери версий документов или не эффективного дублирования при одновременной работе;
  • снизить время, необходимое для поиска нужной информации сотрудниками и руководителями, и в целом повысить эффективность коллективной обработки документов;
  • повысить качество подготавливаемых документов (организационно-распорядительных, договорных, технической и коммерческой документации и др.) за счет коллективного разрешения спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;

 

«1С:Документооборот» является современным программным решением класса ECM (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. 

Решение «1С:Документооборот» редакций ПРОФ и КОРП ориентировано на коммерческий сектор российского бизнеса (версия КОРП предназначена для крупных компании). Это решение не имеет выраженной отраслевой специфики и может использоваться на любых предприятиях и в организациях, будь то крупные холдинговые структуры с большим количеством территориальной распределенных подразделений и пользователей или средняя компания, или даже небольшое предприятие. Программа универсальна и может быть легко настроена и быстро адаптирована под специфику конкретного предприятия или организации.

«1С:Документооборот государственного учреждения» является версией решения для использования в государственных  или муниципальных учреждения со сложной организационной структурой и сложным документооборотом, ориентированном на соответствие требованиям действующих государственным стандартам и нормам (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Требования ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.). 

Существует также версия решения «1C:Document Management» с двуязычным интерфейсом – английским и русским. Она может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Вместе с программным решением «1С:Документооборот» предлагается готовая методика построения делопроизводства и документооборота на предприятии или организации, которая помогает провести подготовительные работы к внедрению программы в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.

 

Основные возможности программы

 

Автоматизация процессов 

  • автоматизация типовых процессов работы с документами: согласование, утверждение, ознакомление, регистрация, рассмотрение, исполнение и других 
  • n объединение работ исполнителей в цепочки (т. н. комплексные процессы), настройка порядка и условий их выполнения 
  • использование параллельного, последовательного и смешанного порядка выполнения работ 
  • запуск процессов по заранее подготовленным шаблонам (например, «Согласование типового договора») 
  • маршрутизация процессов по условиям (например, договоры свыше 100 тысяч рублей обязательно согласовывать еще и с юристом) 
  • автоматический запуск процессов в заданный срок или при наступлении событий (например, для подготовки квартального отчета или продления срока действия договора) 
  • перенаправление и распределение задач, учет процессов и подпроцессов, задач и подзадач 
  • отправка задач исполнителю (например, «Е. И. Фроловой») или роли (например, «Юристу») 
  • анализ всей истории работы исполнителей по документам

 

Внутренний документооборот

  • учет внутренних документов организации, например, организационно-распорядительных, информационно-справочных, кадровых 
  • учет связей между документами, контроль исполнения документов 
  • добавление и просмотр резолюций и виз в карточке документа 
  • объединение документов в комплекты 
  • формирование комплектов документов по одному вопросу 
  • ведение архива финансовых документов

 

Работа с файлами

  • хранение файлов любых типов (например, офисные документы, PDF, отсканированные изображения, тексты, HTML и другие форматы), учет и контроль версий 
  • автоматическое заполнение файлов по шаблонам 
  • просмотр отличий в версиях, сравнение версий n полнотекстовый поиск по всем версиям 
  • ручное и потоковое сканирование 
  • автоматическое распознавание 
  • нанесение штрихкодов и поиск по ним

 

Делопроизводство 

  • ведение учета по номенклатуре дел, списание в дело, контроль правил делопроизводства 
  • ведение журнала передачи документов и их копий 
  • учет передачи дел в архив и уничтожения дел 

 

Учет рабочего времени 

  • ежедневный учет проделанной работы 
  • анализ работы сотрудников по видам работ, по затраченному времени, по проектам 
  • автоматический подсчет трудозатрат по задачам и процессам 

 

Поиск 

  • поиск по реквизитам 
  • полнотекстовый поиск по содержимому файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков 

 

Совещания и прочие мероприятия 

  • автоматизация организации и проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний 
  • бронирование переговорных n подготовка, согласование и утверждение программы, протокола и других материалов мероприятия 
  • контроль исполнения принятых решений n анализ эффективности проведения и исполнения 

 

Договорные документы 

  • учет договоров, актов, допсоглашений и других договорных документов 
  • согласование договоров, ведение истории переписки n учет, контроль и перенос сроков действия договорных документов 
  • контроль наличия всех документов по договору (акт, счет и пр.) 
  • автоматическое продление сроков действия 
  • контроль исполнения договорных обязательств 
  • учет скан копий оригиналов 

 

Входящие и исходящие 

  • учет корреспонденции 
  • регистрация с настраиваемой нумерацией 
  • ведение карточки со всеми необходимыми реквизитами для каждого документа 
  • автоматическое ведение истории переписки 
  • автоматизированный электронный документооборот с контрагентами с поддержкой электронных подписей 

 

Контроль исполнения 

  • отображение списка задач «на сегодня» у каждого пользователя на рабочем столе 
  • для руководителей – оперативный просмотр задач своих подчиненных
  • почтовые уведомления исполнителей о новых и просроченных задачах, о приближении сроков 
  • учет и контроль переноса сроков задач 
  • более двух десятков отчетов по исполнительской дисциплине, например, «Справка об исполнительской дисциплине» 
  • автоматическая рассылка контрольных отчетов по электронной почте
  • контроль и анализ циклов согласования документов

 

Проектный учет 

  • план проекта, диаграмма Ганта
  • учет и контроль исполнения проектных задач 
  • учет трудозатрат по проектам и задачам 
  • загрузка проектов из Microsoft Project 
  • привязка к проектам документов, файлов, писем, процессов, мероприятий для последующего поиска и анализа 

 

Портал коллективной работы: 

  • корпоративный форум: обсуждение документов, мероприятий, проектов, файлов и прочих рабочих и личных вопросов 
  • корпоративный календарь: ведение личных и общих календарей, подбор времени для встреч, напоминания 
  • учет отсутствия сотрудников: учет командировок, отпусков, больничных и других отсутствий сотрудников 
  • подсказки об отсутствии сотрудников при написании писем и запуске процессов 

 

Технологические возможности решения

 

Работа с электронной почтой: 

  • возможна простая и удобная работа с почтой прямо в программе «1С:Документооборот»
  • поддерживается интеграция с персональными почтовыми программами (Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другими) 
  • возможно создание писем на основании процессов, проектов, мероприятий, внутренних, входящих и исходящих документов, файлов и других данных 
  • функциональность коллективного разбора почтовых ящиков 
  • ведение и просмотр истории переписки по всем адресатам 
  • гибкие настраиваемые правила автоматической обработки почты 

 

Интеграция с другими решениями и платформами:

  • интеграция с другими решениями системы «1С:Предприятие 8» для управления и учета (например, 1С:ERP Управление предприятием 2.0, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 8, 1С: Зарплата и управление персоналом 8 , 1С:Управление производственным предприятием 8, 1С:Управление холдингом) 
  • обмен документами по МЭДО и ЭДО 
  • интеграция с другими программами через веб-сервисы, RESTful API, COM, ODBC

 

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Специализированное решение Мобильный «1С:Документооборот» обеспечивает также работу с документами, задачами, письмами и календарем на смартфонах и планшетах iOS и Android.

 

Подробнее о решении «1С:Документооборот 8»: http://v8.1c.ru/doc8/ 

Подробнее о технологической платформе «1С:Предприятие 8»: http://v8.1c.ru/overview/Platform.htm

Подробнее о системе программ «1С:Предприятие 8» см. http://v8.1c.ru/overview/ и методической поддержки освоения и внедрения системы программ «1С:Предприиятие 8» см. http://v8.1c.ru/metod/ .

 

Преимущество решений на платформе «1С:Предприятие 8»

Гибкость и настраиваемость: типовая конфигурация «1С:Документооборот» реализует общепринятые схемы работы с документами и может использоваться в большинстве организаций. При этом возможности технологической платформы «1С:Предприятие 8» позволяют быстро реализовать практически любые другие методики документооборота, организовать новые справочники, изменить формы документов, текстовых, табличных и графических отчетов, настроить интерфейсы, поменять логику бизнес-процессов. 

Широкая масштабируемость: 

  • Однопользовательский вариант для небольших организаций или персонального использования 
  • Файловый вариант для многопользовательской работы, обеспечивает простоту установки и эксплуатации 
  • Клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры, обеспечивает надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей 
  • Поддержка территориально распределенных информационных баз, в т. ч. работа с неограниченным количеством автономно работающих информационных баз, полная или частичная синхронизация 
  • Обмен документами между разными базами через встроенный сервер внешнего документооборота

 

Многоплатформенность, работа с различными СУБД: 

  • Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux 
  • Веб-клиент может работать в различных интернетбраузерах (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome), что позволяет использовать его в различных операционных системах (Microsoft Windows, Linux, MacOS) 
  •  Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с СУБД Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database