26.06.2017

Процесс VS система. Практический опыт использования Microsoft Dynamics NAV от поставщика услуг на рынке профессионального инструмента

Дмитрий Шутов, финансовый директор Hoffmann Group Russia, рассказал о том, какие процессы автоматизированы в компании с использованием Microsoft Dynamics NAV, менялись ли процессы в компании или система подстраивалась под них, а также какие дополнительные контуры были привнесены в систему. 

— Дмитрий, расскажите, пожалуйста, немного о себе и вашей компании.

Hoffmann Group — системный партнёр в области высококачественных инструментов, крупнейший поставщик профессиональных услуг, от инновационных решений в сфере eBusiness, приобретения инструмента для машиностроения и его оптимального использования до полного оснащения производственной мебелью «под ключ». Siemens, Liebherr, Audi и другие холдинги являются нашими крупными клиентами. Hoffmann Group уже почти сто лет существует на рынке, имеет более 50 представительств по всему миру. В России компания работает 10 лет. Наш оборот составил порядка 2,5 млрд рублей в прошлом году. 
Являясь финансовым директором Hoffmann Group Russia, я отвечаю и за ИТ-сферу в том числе, за функционирование ERP-системы. Был руководителем внедрения новой версии Microsoft Dynamics NAV, сейчас активно занимаюсь оптимизацией процессов, кастомизацией.

— Какие процессы автоматизированы с использованием Microsoft Dynamics NAV и какие дополнительные контуры были привнесены в систему?

Из 30 лет, как Microsoft Dynamics NAV существует, мы используем систему 15 лет. В 2002 году мы внедрили версию 3.0, в 2013 перешли на новую версию Microsoft Dynamics NAV 2009 R2. Естественно, при работе с ERP-системой или при внедрении всегда возникает вопрос, что делать с бизнес-процессами в компании, потому что система будет не полностью соответствовать тому, что у вас есть в реальности. Важный момент — вы должны подстроиться под систему или систему подстраивать под себя при каждом изменении бизнес-процесса?

По своему опыту могу сказать, наша первая система Microsoft Dynamics NAV 3.0 фактически стала для нас готовым решением. Это произошло в силу определенных причин. Во-первых, ERP-система не существовала в компании до этого в принципе. Во-вторых, бизнес-процессы были простые и формализации практически не было, только какие-то отдельные регламенты и описания, но не очень много. При внедрении ставились цели сделать такую систему, которая позволяла бы бизнесу быть более прозрачным и эффективным. Было принято решение, что мы сделаем бизнес-процессы в реальности такими, какие они есть в системе. 

У этого варианта есть и плюсы, и минусы. Из плюсов – то, что вы можете использовать у себя мировые решения. Возможно, это позволит вам оптимизировать собственные процессы без траты времени и средств на обучение пользователя новому функционалу, что будет тоже положительно сказываться на эффективности компании. Из минусов такого решения – то, что ваши бизнес-процессы всё равно будут меняться со временем. Что бы вы ни делали, система и процессы начнут расходиться. Но всё равно такой вариант может быть оптимальным для вашего бизнеса. 

Это хороший вариант для новичков, кто только внедряет систему и хочет позаимствовать бизнес-процессы, но при этом не собирается их быстро менять, особенно для производственных и других крупных компаний, где при любом изменении, которое затрагивает модули или подразделения, получается очень большой экономический эффект. Если бизнес-процессы меняются редко, можно использовать то, что заложено системой. 

Вторая система Microsoft Dynamics NAV, которую мы внедрили в 2016 году, стала для Hoffmann Group Russia платформой. Мы уже понимали, что знаем процессы, как работает предыдущая система, был опытный руководящий состав. Осознавали, что после первого этапа внедрения будем развивать систему дальше, дополнительно дописывать различные расширенные модули, например, Склад, CRM, другие собственные и т.д.

— Дмитрий, а много ли интеграции в проекте? Понятно, что при комплексном решении весь контур закрывает Microsoft Dynamics NAV, но с какими-то специализированными системами интеграция должна быть? У вас есть достаточно интересный опыт. Расскажите про него чуть более подробно.

— Да, мы написали собственный модуль «Транспорт». Это модуль, который позволяет нам отгружать и контролировать доставку до клиента. У нас сделана интеграция с транспортной компанией DPD, которая позволяет нам в автоматическом режиме отправлять им заявки на создание посылок. Складской работник собрал и упаковал посылку, указывает в системе вес, сколько нужно мест для отправки посылки, нажимает кнопку «Заказать» и письмо с этими данными отправляется в DPD. Они это автоматически загружают себе и на сайте формируется посылка. На складе наш сотрудник тут же распечатывает наклейки со штрих-кодами, клеит на коробки, за которыми в течение двух часов приезжает машина и затем развозит их по адресам. Это очень сократило нашу работу и сделало процесс более прозрачным. Данные в систему загружаются по кодам DPD и мы всегда можем увидеть, где находится товар, просто нажав кнопку на сайте. 
 
— Дмитрий, какие вы бы дали рекомендации тем, кто сейчас выбирает систему, готовится к внедрению, на что коллегам обратить внимание?

Сначала надо твёрдо решить, нужна ли вам новая система в принципе. Далее, если всё-таки вы решили выбирать систему, то надо выбрать ту, которая будет близка по процессам вашей компании. Изменения процессов, тем более, на стадии внедрения – очень сложная и трудоёмкая задача. Проверяйте функционал, чтобы он отвечал вашим текущим запросам, а в будущем предполагал развитие. Когда мы внедряли Microsoft Dynamics NAV, мы понимали, что сейчас с частью модулей работать не будем, но через год-два обязательно их запустим и будем в полной мере использовать.



Архив