09.06.2017

Как закалялась ERP: Управление бизнес-процессами в крупной дистрибьюторской компании

Дмитрий Емелин, директор по корпоративным информационным системам компании OCS Distribution, рассказал о том, как развивалась Microsoft Dynamics AX в компании, какие вехи были пройдены за десять лет и что было важно при выборе системы.

– Дмитрий, расскажите, пожалуйста, немного о вашей компании.

– OCS – это крупнейший в стране дистрибьютор компьютерной техники и оборудования, фокусируется на проектной и вольюмной дистрибьюции, работе с системными интеграторами, поставщиками корпоративного рынка, розничными сетями, интернет-магазинами и др. OCS работает по всем продуктовым направлениям ИТ-рынка и рынка бытовой техники. У нас самая широкая географическая сеть, почти 2000 сотрудников, более 300 линеек и поставщиков. На протяжении большого количества лет в различных рейтингах мы занимаем ведущие места и постоянно улучшаем результаты.

– В вашей компании Microsoft Dynamics AX — уже 10 лет! Что было самое трудное в работе за это время? 

– Мы считаем, что с того момента, как «рубильник был включён», прошло 10 лет. Таким образом, наш путь с Microsoft Dynamics AX отметил юбилей. В отношении трудностей можно многое рассказать. Например, если пропустить муки выбора самой системы, то трудно было решиться на смену версий. Все понимали, что нужно пройти путь внедрения еще раз. Было сложно построить систему поддержки и развития, потому что пользователей много, компания большая, потребности растут, внешний мир постоянно меняется, но мы справились с этим потоком изменений. Если на момент старта нас было только пять человек, то сейчас почти пятьдесят тех, кто занимается развитием и поддержкой Microsoft Dynamics AX.

– Расскажите, пожалуйста, о проекте. Что именно сделано на Microsoft Dynamics AX, какие процессы автоматизированы?

– Этот вопрос мне часто задают на референс-визитах. Я обычно отвечаю: «У нас автоматизировано всё, кроме производства». А потом выдерживаю паузу и говорю, что оно не автоматизировано, так как у нас его просто нет.) OCS использует Microsoft Dynamics AX в полной мере: у нас автоматизированы все процессы, существующие у дистрибьютора. Мы даже тестируем пользователей средствами системы с помощью модуля «Анкета».

Чтобы показать масштаб использования у нас Microsoft Dynamics, приведу пример: несколько лет назад каталог товаров перешагнул за 100 тысяч позиций. После этого я перестал за ним следить. Если посчитать финансовые транзакции в год, то их порядка 10 миллионов. Одновременно с системой работает более семисот пользователей, плюс-минус в разные времена. 

– Мы уже затронули эту тему в предыдущем вопросе, насколько сложен был процесс перехода на другие версии? Поделитесь своим опытом. 

– Хочется ответить, что сложно. Но слово несколько суховатое, не в полной мере отражает отношение к процессу. 

С третьей версии на 2009-ю мы переходили 14 месяцев, из них пять заняла подготовительная работа. Мы учились, узнавали систему. В тот момент Microsoft выпустила двухтомник о системе размером больше, наверное, чем «Война и мир», и мы дружно его читали, собираясь пару раз в неделю, обсуждая материал. Тогда нам очень помог с обучением интегратор (прим. TOPS Consulting, входящая в «Консист Бизнес Групп»), также нас консультировали коллеги из Microsoft. Пять месяцев прошли ударно, а в следующий период внутри компании был объявлен 9-месячный мораторий на любые изменения. Исключение было сделано только для двух видов изменений — это исправление ошибок и реакция на внешнюю среду, на которую мы не можем не отреагировать. В итоге мы запустились очень спокойно и беспроблемно в отличие от первого запуска.

Когда мы запускали Microsoft Dynamics AX 3.0, нужно было перенести довольно большой объем данных из старой системы в новую. У нас был сценарий, контрольные точки, промежуточные бэкапы, а также план действий на тот случай, если что-то пошло не так. И все же мы наступили на все грабли, на которые только могли. Чтобы уложиться в отведённый срок, три дня плана превратились в трое суток, на протяжении которых мы в прямом смысле жили в офисе!

– Что бы вы посоветовали компаниям, которые сейчас стоят как раз на этапе выбора ERP-системы?

– Я бы посоветовал, как можно больше спрашивать других. Потому как свой опыт можно нажить только на своих ошибках, а перед выбором, конечно, хочется обрести какую-то уверенность, что мы делаем всё правильно. Основной источник – это коллеги, которые уже прошли путь внедрения, использования, обновления. Чем компания ближе и похоже по бизнесу, тем этот опыт оказывается ценнее. Поэтому мы никогда не отказывали тем, кто приходит к нам за референсом.

Если прямо сейчас начинается внедрение на вашем предприятии или вы готовитесь к автоматизации, важно задуматься, зачем всё это нужно, потому что процесс дорогостоящий не столько с точки зрения денег, сколько по времени и человеческим ресурсам. И чем лучше вы понимаете, зачем это нужно, тем легче двигаться и принимать решения, разделяя задачи на второстепенные и важные, и тем легче оценить, пришли вы к ожидаемому результату или нет. У OCS Distribution изначально перед внедрением цели были очень чёткие. Мы понимали, что хотим получить на выходе.

– Dynamics 365 рассматриваете?

– Рассматриваем. Более того, в последний год мы очень активно изучаем Dynamics 365. В системе, по отношению к 2009 версии, значительно изменилась функциональность. Система стала интереснее, но многое еще не изучено. Я уверен, что мы найдем еще много приятных сюрпризов в новой версии.



Архив